Jeśli mają Państwo pomysły na projekty w ramach Programu Współpracy Transgranicznej „Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013” uprzejmie prosimy o wypełnienie poniżej zamieszczonego FORMULARZA i przesłanie na adres: projekty@kul.lublin.pl.
Uwaga: Na pierwszym etapie nie ma konieczności wypełniania całego budżetu projektu, ale oszacowanie najważniejszych kosztów.
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi zasadami składania formularza i prac nad projektem.
Zanim jednak rozpoczną Państwo pracę nad projektem, prosimy o kontakt z:
Kierownikiem Działu, Panem Kamilem Dębińskim, e-mail: tiger@kul.lublin.pl, tel. 445-42-82 lub innym pracownikiem DKPE, tel. 445-42-82 lub 445-41-66.
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi zasadami zgłaszania, realizacji i zakończenia projektów europejskich
Procedura zgłaszania, realizacji i zakończenia projektów dofinansowanych z funduszy europejskich
I. Zasady ogólne
1. Dział Koordynacji Programów Europejskich (dalej: DKPE) udziela pomocy pracownikom KUL w zakresie przygotowywania wniosków o realizację projektów współfinansowanych z funduszy europejskich pod względem formalno-prawnym w przypadku aplikowania o środki z funduszy europejskich, z wyłączeniem:
a) grantów badawczych,
b) projektów inwestycyjnych i infrastrukturalnych, które przygotowuje Dział Inwestycji pod nadzorem Dyrektora Administracyjnego.
II. Przygotowanie propozycji projektu
1. Osoba wnioskująca - w imieniu jednostki wnioskującej (katedry, instytutu, wydziału lub działu administracyjnego) – składa do Kierownika DKPE, na co najmniej na 23 dni robocze przed terminem złożenia wniosku projektowego (dalej: wniosku) do właściwej instytucji organizującej konkurs, wypełniony Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej KUL w zakładce „Projekty Europejskie”.
2. Osoba wnioskująca przygotowuje analizę korzyści i ocenę ryzyka realizacji projektu.
3. Osoba wnioskująca zgłasza propozycję instytucji - Partnera, podaje jej dane identyfikacyjne oraz dokonuje podziału zadań pomiędzy instytucje partnerskie.
4. Formularz zgłoszeniowy akceptuje podpisem kierownik jednostki organizacyjnej Uczelni (Dziekan, Dyrektor, Kierownik jednostki administracji).
5. Formularz zgłoszeniowy jest opiniowany przez Kierownika DKPE.
6. Pozytywnie zaopiniowany Formularz zgłoszeniowy Kierownik DKPE przedkłada Rektorowi.
7. Rektor lub powołana przez niego komisja wyraża zgodę na przygotowanie projektu i podjęcie działań związanych z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie przez DKPE we współpracy z osobą wnioskującą i innymi jednostkami Uczelni, w zależności od realizowanych w projekcie działań.
III. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu
1. Osoba wnioskująca przygotowuje część merytoryczną wniosku i przekazuje ją do wyznaczonego pracownika DKPE w formie elektronicznej na przynajmniej 12 dni roboczych przed terminem złożenia wniosku o dofinansowanie.
2. Pracownik DKPE może wystąpić z prośbą o uzupełnienie lub poprawienie przedłożonych informacji do wniosku.
3. Pracownik DKPE przygotowuje wniosek w części formalno-finansowej oraz zapewnia komplet załączników do wniosku.
4. Pracownik DKPE udziela konsultacji co do wniosku w trakcie jego przygotowania.
5. Zmiany w przygotowywanym wniosku o dofinansowanie mogą być przekazane przez osobę wnioskującą pracownikowi DKPE, nie później niż na 5 dni roboczych przed terminem jego złożenia do IOK, z zastrzeżeniem, że zmiany te nie mogą być znaczące, w szczególności nie mogą naruszać struktury projektu i zmieniać koncepcji projektu.
6. Pracownik DKPE w porozumieniu z osobą wnioskującą przedkłada Kierownikowi DKPE ostateczną wersję wniosku na płycie CD/DVD w formacie XML i PDF.
7. Kompletny wniosek wraz z załącznikami Kierownik DKPE przedkłada do podpisu Rektorowi lub wyznaczonemu pełnomocnikowi ds. projektu, a także Kwestorowi, jeśli wymagają tego przepisy prawa.
8. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie podpisy składa również każdy z Partnerów projektu. Osoba wnioskująca odpowiada za uzyskanie podpisu reprezentantów Partnerów.
9. Za przygotowanie do wysyłki i wysłanie wniosku projektowego wraz z wymaganymi załącznikami odpowiada wyznaczony pracownik DKPE.
10. DKPE przechowuje wnioski w wersji elektronicznej i wydrukowanej w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym z poszanowaniem praw autorskich twórców wniosku.
11. Wyznaczony pracownik DKPE na etapie rozpatrywania wniosku projektowego:
a) monitoruje postęp w rozpatrywaniu wniosku przez instytucję organizującą konkurs, informując o tym osobę wnioskującą i Rektora lub pełnomocnika ds. projektu;
b) przekazuje do poprawy osobie wnioskującej merytoryczne uchybienia we wniosku o dofinansowanie, a także współpracuje z osobą wnioskującą w zakresie ewentualnego zastosowania środków odwoławczych;
c) poprawia błędy formalne we wniosku i wysyła je do instytucji organizującej konkurs.
12. Po pozytywnej ocenie wniosku projektowego i uzyskaniu dofinansowania jego realizacji, wyznaczony pracownik DKPE przygotowuje wymagane załączniki do umowy o dofinansowanie projektu lub występuje o ich przygotowanie do właściwych jednostek organizacyjnych Uczelni. Za pozyskanie wymaganych załączników od Partnera wskazanego przez osobę wnioskującą odpowiada ta osoba.
13. Kierownik DKPE lub wyznaczony pracownik DKPE przekazuje Rektorowi lub pełnomocnikowi ds. projektu do podpisu umowę o dofinansowanie projektu, po uprzednim sprawdzeniu pod względem formalno-prawnym przez Radcę Prawnego i inne powołane jednostki organizacyjne Uczelni.
Uwaga: Terminy określone powyżej mogą zostać skrócone lub wydłużone na podstawie indywidualnych ustaleń między Kierownikiem DKPE, a osobą wnioskującą w taki sposób, aby możliwe było terminowe złożenie wniosku aplikacyjnego na konkurs.
IV. Realizacja projektu
1. Dział Koordynacji programów zarządza projektami poprzez zapewnienie kadry zarządzającej projektem oraz kontrolę projektów realizowanych przez jednostki organizacyjne Uczelni jako Lider lub Partner projektu.
2. Kierownik projektu jest powoływany przez Rektora na okres realizacji projektu pisemnym pełnomocnictwem.
3. Kierownik projektu ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umową o dofinansowanie oraz wytycznymi programu, z którego finansowany jest projekt, a także obowiązującymi przepisami prawa.
4. Kierownik projektu sprawuje nadzór administracyjny nad realizacją projektu.
5. Koordynator merytoryczny odpowiada za część merytoryczną realizacji projektu i podejmuje decyzje związane z projektem w uzgodnieniu z Kierownikiem projektu.
6. Możliwe jest łączne wykonywanie zadań administracyjnych i merytorycznych przez Kierownika projektu pod warunkiem, że zostało to zapisane we wniosku, a kierownik projektu posiada niezbędną wiedzę merytoryczną.
7. Inne osoby zatrudnione do realizacji projektu jako personel zarządzający oraz pracownicy jednostek organizacyjnych KUL zapewniających obsługę księgową, finansową, kadrową i administracyjną projektu ponoszą indywidualną odpowiedzialność za realizację zadań powierzonych do realizacji w projekcie i w tym zakresie zobowiązane są realizować polecenia Kierownika projektu.
8. Na wniosek Kierownika DKPE, powołany zostaje zespół projektowy w celu zapewnienia należytego zarządzania projektem zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie.
9. Kierownik projektu opracowuje zakres obowiązków członków zespołu projektowego i przedstawia go do akceptacji Kierownikowi DKPE.
10. Członkowie zespołu projektowego wybierani są spośród pracowników Uczelni, z wyjątkiem sytuacji kiedy wymagane są szczególne kwalifikacje lub doświadczenie zawodowe, których nie posiada żaden z pracowników Uczelni.
11. Zespół projektowy powoływany jest na okres realizacji projektu.
12. Członkowie zespołu projektowego ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie powierzonych zadań i mogą działać tylko w granicach przyznanych uprawnień.
13. Członkowie zespołu projektowego zatrudniani są zgodnie z obowiązującymi na Uczelni przepisami dotyczącymi wynagradzania pracowników za pracę świadczoną w ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
14. Obieg i sposób przechowywania oraz archiwizowania dokumentacji projektu regulują przepisy wewnętrzne Uczelni, które są zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz z przepisami wynikającymi z umowy o dofinansowanie projektu.
15. Po zakończeniu realizacji projektu kierownik projektu, obok obowiązków sprawozdawczych wynikających z dokumentów danego programu operacyjnego, przygotowuje końcowe sprawozdanie obejmujące cały okres realizacji projektu i przedkłada je do akceptacji Kierownikowi DKPE.
16. Oryginały dokumentacji projektowej, niezwłocznie po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność i zamknięciu projektu są archiwizowane za wiedzą Kierownika DKPE, przez upoważnione osoby zatrudnione w jednostce organizacyjnej Uczelni prowadzącej tę dokumentację.
17. Kierownik projektu lub wyznaczony pracownik projektu przekazuje wszystkim jednostkom organizacyjnym Uczelni dokonującym archiwizacji informację o sposobie oznaczania jednostek archiwizacji oraz terminie archiwizacji.
18. Kierownik projektu, po zamknięciu projektu, przedkłada do Kierownika DKPE wykaz środków trwałych i wyposażenia zakupionego ze środków europejskich w ramach kierowanego przez siebie projektu.
19. Kierownik DKPE przedkłada do Prorektora ds. administracji i finansów informację na temat środków trwałych i wyposażenia w celu zwołania komisji ds. zagospodarowania środków trwałych i wyposażenia zakupionego ze środków unijnych. Komisja wskazuje, w jaki sposób mają być użytkowane środki trwałe i wyposażenie po zakończeniu projektu, w tym wskazuje miejsce zainstalowania i osoby za nie odpowiedzialne. Decyzja komisji musi uwzględnić przepisy krajowe lub unijne, które mogą przewidywać inny sposób wykorzystania środków trwałych i wyposażenia zakupionego ze środków unijnych.
