Zasady finansowania, rozliczania konferencji i sympozjów naukowych
1.Jednostka organizująca konferencję w terminie nie wcześniej niz trzy miesiące przed datą ropoczęcia konferencji winna złożyć do Kwestury preliminarz (kosztorys) konferencji zatwierdzony przez władze Wydziału (wraz z potwierdzeniem uzyskania środków finansowych zarówno ze środków Wydziału jak i z funduszu badań).
2. Planowane w preliminarzu konferencji wpływy powinny pokryć koszty jej organizacji. W przypadku kiedy jednostka korzysta z dofinansowania, darowizny finansowej lub dotacji, do preliminarza należy dołączyć dokumenty potwierdzające przyznane środki.
3. W przypadku otrzymania środków finansowych od innych jednostek w ramach reklamy i współorganizacji konferencji, zawierane umowy winny określać sposób rozliczania środków. Podkreśla się, że usługi związane z reklamą, współorganizacją podlegają opodatkowaniu VAT w wysokości 23%. Do dyspozycji organizatorów pozostaje kwota netto(bez VAT).
4. Organizatorzy konferencji powinni wyznaczyć termin dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencjach co najmniej miesiąc przed planowanym terminem konferencji.
5. Opłaty za uczestnictwo w konferencji winny być uiszczane przelewem bankowym na konto:
Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II
Bank PeKaO SA III O/Lublin
24 1240 5497 1111 0010 6772 5644
z dopiskiem: Nazwa konferencji i jej termin, imię oraz nazwisko uczestnika konferencji
Na wpłaty dokonane przelewem na konto Uniwersytetu, wystawione zostają po otrzymaniu wpłaty, faktury VAT i wysyłane do wpłacającego. Fakturę można wystawić wyłącznie na wpłacającego!
6. Wpłaty uczestników konferencji podlegają zwolnieniu z podatku VAT.
7. Przed wyznaczonym terminem płatności z tytułu uczestnictwa w konferencji, do Sekcji ds. Zarządzania Infrastrukturą Lokalową KUL można dostarczyć: wypełnione przez uczestników karty zgłoszenia wraz z oświadczeniem jednostek płacących za udział w konferencji.
8. W przypadku, gdy uczestnik konferencji, współorganizator, firma reklamująca się, wynajmująca stoiska itp. nie dokonali wpłaty na konto KUL, organizatorzy konferencji powinni najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji zgłosić pisemnie do pok. CTW-21
9. Wskazanie za co należy wystawić faktury obciążeniowe, na kogo oraz na jaką kwotę
10.Organizator pokrywa wszelkie koszty związane z konferencją (w tym opłaty administracyjne, do których należą min opłaty pocztowe oraz koszty materiałów do sporządzenia faktury).
11. Bliższych informacji w omawianej wyżej sprawie można uzyskać telefonicznie w biurze Sekcji ds. Zarządzania Infrastrukturą Lokalową KUL, pod numerem tel.(081) 445-32-15.
WSPÓŁPRACA
