Każdy wydawca powinien prowadzić jasno określoną politykę wydawniczą zapewniającą autorowi rozporządzanie własną publikacją zarówno przed recenzją, jak i po niej.

Politykę zamieszczania w otwartym dostępie opublikowanych wcześniej publikacji zawiera baza Sherpa/Romeo.

Wydawcy określają tam możliwość umieszczania artykułów w repozytorium, jak również kwestie dotyczące wyglądu dokumentu.

Portal Sherpa/Romeo rejestruje oznaczonych kolorami wydawców podzielonych na 4 grupy:

• kolor zielony - zezwala na archiwizację preprintów i postprintów lub wersji pliku wydawcy
• kolor niebieski - zezwala na archiwizację postprintów lub wersji pliku wydawcy
• kolor żółty - zezwala na archiwizację preprintów
• kolor biały - nie zezwala na archiwizację

Serwis Sherpa/Romeo określa preprint jako wstępną wersję dokumentu przed recenzją, postprint jako ostateczną wersję dokumentu po recenzji wraz z naniesionymi w trakcie recenzji poprawkami.

Każdy wydawca w bazie Sherpa/Romeo ma domyślne zasady archiwizacji, konieczne jest zatem sprawdzenie praw do archiwizacji poszczególnych tytułów czasopism (przykłady poniżej).

Jeśli baza nie zawiera polityki wydawniczej danego wydawcy, warto dokładnie sprawdzić pisemne warunki umowy z wydawcą lub wystosować pisemną prośbę, możliwe jest bowiem uzyskanie zgody wydawcy na archiwizację pracy w repozytorium.

Wzór pisma do wydawcy zaproponowany przez Sherpa/Romeo http://www.sherpa.ac.uk/documents/request_template.htm

Wzór pisma do wydawców krajowych Pismo do wydawcy.

Opracowano na podstawie bazy Sherpa/Romeo http://www.sherpa.ac.uk/romeo/index.php.