Jak się zwracać?

Do wykładowców należy zwracać się z użyciem ich tytułu naukowego :

• Pani Rektor / Panie Rektorze (także do prorektorów),
• Pani Dziekan / Panie Dziekanie (także do prodziekanów),
• Pani Profesor / Panie Profesorze,
• Pani Doktor / Panie Doktorze,
• w  przypadku  osób z  tytułem magistra stosowna jest powszechna forma grzecznościowa: Proszę Pani, Proszę Pana. [ewentualnie Panie Magistrze/Pani Magister - jak przyjęło się na KUL]

 

 

E-mail – rzecz o e-relacjach

Bez komunikacji elektronicznej trudno sobie dziś wyobrazić funkcjonowanie
w jakiejkolwiek sferze życia.  Dotyczy to także uczelni wyższej.  O  atutach korespondencji
e-mailowej nikogo nie trzeba przekonywać.  Jej forma pozostawia jednak często wiele do życzenia. Pisząc tradycyjny list, nikomu nie przyszłoby do głowy, by pominąć zwrot grzecznościowy na początku i na końcu, tytuł, wyrazy szacunku, by zignorować zasady interpunkcji, a nawet ortografii, by pozwolić sobie na napisanie imienia i nazwiska z małej litery albo by w tekst wpleść odręczne rysunki uśmiechniętej lub zasmuconej buzi. W e-mailu – jak pokazuje codzienna praktyka – zdarza się to nagminnie. Uzasadnione wydaje się zatem zestawienie podstawowych norm obowiązujących w korespondencji elektronicznej. Maile bowiem, zwłaszcza adresowane do wykładowców,  mimo swojej powszechności, a może właśnie ze względu na nią,  wymagają  przestrzegania reguł wysokiej kultury i taktu.

 

A zatem:

• każda wiadomość elektroniczna powinna mieć tytuł (zrozumiały i anonsujący powód korespondencji),
• nawet, jeśli w załączniku znajduje się list, dobrze jest w kilku słowach wyjaśnić, czego korespondencja dotyczy,
• list elektroniczny (nawet najkrótszy) musi rozpoczynać grzecznościowy zwrot: „Szanowna Pani/Szanowny Panie” (wraz z tytułem, jaki przysługuje adresatowi) zamiast często spotykanego i stanowczo zbyt poufałego w oficjalnych kontaktach „Witam”, a kończyć „Z wyrazami szacunku” (wraz z imieniem i nazwiskiem nadawcy oraz kierunkiem i rokiem studiów) zamiast „Pozdrawiam” albo jeszcze gorzej „pozdr.”,
• obowiązkowo dbać należy o poprawność językową swoich e-maili (począwszy od interpunkcji, na składni skończywszy),
• nie wolno w treści maila posługiwać się samymi wielkimi literami (kapitalikami),
• wiadomości formatować należy ostrożnie, bez ekstrawagancji – używanie niestandardowej czcionki, specyficznego tła, emotikonów  oraz innych „dekoracji” jest niewskazane, 
• nie powinno się wysyłać dużych plików poprzez e-mail, jeżeli odbiorca wyraźnie o to nie poprosił (chcąc załączyć do maila jakiś plik, należy się wcześniej upewnić, że odbiorca się go spodziewa oraz że rozmiar takiego załącznika nie jest zbyt duży,
  a jeśli to możliwe, kompresować załączniki),
• absolutnie niedopuszczalne jest wysłanie do wykładowców tzw. „łańcuszków”, dowcipów,
• nie jest w dobrym tonie tworzenie odpowiedzi na otrzymanej wiadomości, szczególnie wówczas, kiedy ta posiada załączniki; lepsze rozwiązanie stanowi cytowanie wybranych fragmentów, do których następnie należy się odnieść, 
• niedopuszczalne jest wysyłanie jednej wiadomości do wielu odbiorców
  i automatyczne udostępnianie ich adresów (jeśli zasadne jest przekazanie maila większej liczbie osób, skorzystać należy z pola „BCC” lub „UDW”, ponieważ nie każdy musi sobie życzyć, by jego adres e-mail został ujawniony pozostałym adresatom),
• kategorycznie zabronione jest przesyłanie treści czyichś maili innym osobom, bez wcześniejszego uzyskania ich zgody,
• wiadomości do wykładowców warto wysyłać z adresu, który zawiera imię i nazwisko nadawcy: jankowalski@gmial.com (zamiast dziubczek2349@gmail.com).

 

 

Zapukać czy nie zapukać? – oto jest pytanie

Drzwi do pokoi wykładowców są na ogół zamknięte, sygnalizując tym samym potrzebę prywatności.  Chcąc wejść do któregoś z nich, należy zapukać i poczekać na zaproszenie. Nieeleganckie jest samowolne wtargnięcie, zanim padnie przyzwolenie ze strony gospodarza. Niewielkim odstępstwem od tej reguły są godziny dyżurów pracowników, w czasie których dozwolone jest (po uprzednim zapukaniu) sprawdzenie, czy wykładowca jest wewnątrz  i dopytanie czy może nas przyjąć.

 

 

O spóźnieniach i nie tylko

Punktualności nie należy traktować liberalnie. Jeśli jednak, z ważnych powodów, Student nie zdoła dotrzeć na zajęcia na czas, wejście do sali powinno się odbyć w sposób dyskretny, nie później jednak niż po 15 minutach od ich rozpoczęcia. Obowiązuje słynny „studencki kwadrans” (chyba, że wykładowcy zastrzegą brak tolerancji dla jakichkolwiek spóźnień). 

W sytuacji, gdy Student musi opuścić salę przed godziną zakończenia zajęć, powinien o tym fakcie uprzedzić wykładowcę. Z pomieszczenia wychodzić  wówczas należy „po angielsku” :)

 

* Te oraz więcej zasad obowiązujących w e-komunikacji znaleźć można w publikacjach:

• Kamińska-Radomska I., 2003, Etykieta biznesu, czyli międzynarodowy język kurtuazji,Warszawa: Studio Emka, s.60-62
• Munter M., Rogers P.S., Rymer J., 2003, Bussines Email: Giudelines for Users, Bussines Communication Quarterly, marzec, s.26-40

 

 

Opracowanie: dr Ewa Migaczewska - Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie