• zapisanie pracy w jednym pliku, jeżeli jest to tylko możliwe
• uzupełnienie we właściwościach pliku pdf metadanych (w szczególności nazwisko autora i tytuł pracy, dodatkowo abstrakt, słowa kluczowe; można użyć darmowego programu PDF Candy)
• zalecanym formatem pliku jest pdf
• nazwa pliku (najlepiej tytuł pracy) bez polskich znaków diakrytycznych i spacji (np. Nowak_tytul_publikacji.pdf)
• plik powinien posiadać warstwę tekstową (jeśli warstwa tekstowa jest obecna, to tekst dokumentu można przeszukiwać i kopiować w każdej aplikacji PDF, można użyć programu OCR do plików graficznych)
• wielkości pliku max. 5 MB (zastosowanie kompresji pliku)

Szczegóły dotyczące przygotowania pliku można znaleźć w Instrukcji przygotowania pliku do deponowania.