Zgodnie z Zarządzeniem Rektora KUL z dnia 20 kwietnia 2022 r. w sprawie ustalenia zasad finansowania publikacji naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych w wydawnictwach zewnętrznych przez jednostki organizacyjne KUL w celu opublikowania monografii naukowej w wydawnictwie innym niż Wydawnictwo KUL, autor składa odpowiedni wniosek wydawniczy w Dziale Repozytorium i Pozycjonowania Wydawnictw KUL (DRiPW).

Pracownik DRiPW prowadzi następnie administracyjną warstwę procesu wydawania monografii, w szczególności obsługuje działania realizujące politykę lokowania publikacji, a więc wyboru wydawnictwa dla monografii naukowej.

Przed zleceniem usługi wydawniczej w wydawnictwie innym niż Wydawnictwo KUL, pracownik DRiPW zbiera wstępne oferty z co najmniej trzech wydawnictw. Oferty muszą być przygotowane według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do ww. Zarządzenia. Po zebraniu ofert sporządza notatkę służbową z wyboru najkorzystniejszej oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do ww. Zarządzenia.

Zasady sporządzania oferty:
1. wydawca wyrazi zgodę na udostępnienie książki w formie cyfrowej w Repozytorium Instytucjonalnym KUL na zasadach dozwolonego użytku, w ograniczonym dostępie i zobowiąże się do przekazania jej KUL w formie pliku PDF lub innym żądanym przez KUL formacie wraz z metadanymi (ze spełnienia wymogu może zwolnić Rektor lub prorektor właściwy ds. nauki);
2. wydawca umieści w publikacji informację o źródle finansowania.

Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i uzyskaniu zgody na finansowanie publikacji wydawca sporządza arkusz kalkulacji kosztów zgodnie z załącznikiem nr 7 do ww. Zarządzenia.

W przypadku braku możliwości zachowania ww. trybu, osoba zainteresowana wydaniem publikacji, składa odpowiedni wniosek wydawniczy. Wnioskodawca załącza do uzasadnionego wniosku arkusz kalkulacji kosztów sporządzony w oparciu o dane określone w załączniku nr 7 do Zarządzenia.

W sytuacji, gdy ze wstępnego rozeznania rynku wynika, iż koszt wydania publikacji przekracza równowartość kwoty określonej w art. 2 ust.1 pkt 1 ustawy PZP wówczas przeprowadza się postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z jednym z trybów zawartych w ustawie PZP.