Autor rozprawy doktorskiej może:
1) udzielić KUL zgody na rozpowszechnienie swojej pracy w ramach Repozytorium dla wszystkich w sieci Internet;
2) udzielić KUL zgody na rozpowszechnienie swojej pracy w ramach Repozytorium dla zarejestrowanych użytkowników Repozytorium (zarejestrowanymi użytkownikami mogą być wyłącznie pracownicy i doktoranci KUL);
3) nie wyrazić zgody na rozpowszechnienie swojej pracy w ramach Repozytorium.

Udostępnianie rozpraw doktorskich w Repozytorium odbywa się z poszanowaniem ograniczeń wynikających z prawa autorskiego.

W przypadku udzielenia zgody na rozpowszechnienie swojej pracy w ramach Repozytorium Autor udziela KUL nieodpłatnej licencji niewyłącznej

Wyróżniamy dwa typy umów licencyjnych:

• wyłączne – autor przekazuje prawa do publikowania na wyszczególnionych polach eksploatacji WYŁĄCZNIE tej instytucji, z którą podpisuje umowę;
• niewyłączne – wydawca, z którym autor podpisuje taką umowę, NIE MA WYŁĄCZNEGO prawa do korzystania z utworu na określonym polu eksploatacji (autor może zezwalać na niezależne wykorzystywanie utworu przez wiele osób lub instytucji). Przykładem są licencje Creative Commons.

Szczególną uwagę należy zwrócić na zawarte w umowie pola eksploatacji. 

Pola eksploatacji – sposoby i zasady wykorzystania utworu. Polem eksploatacji może być np. druk, publikacja w Internecie czy zgoda na publiczne odczytanie pracy. Każdy samodzielny sposób na wykorzystanie utworu jest polem eksploatacji.

Zgodnie z Art. 41. Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 1994 r. „umowa może dotyczyć tylko pól eksploatacji, które są znane w chwili jej zawarcia”.

W przypadku rozpraw doktorskich przekazywanych do ReKUL udzielenie licencji następuje poprzez podpisanie Oświadczenia a także Umowy licencyjnej niewyłącznej, będących załącznikami do Zarządzenia w sprawie zasad gromadzenia i udostępniania wersji elektronicznych rozpraw doktorskich.

Autor rozprawy doktorskiej może wybrać jedną z opcji udostępnienia pracy:

• zgodnie z właściwymi przepisami o dozwolonym użytku, co oznacza zgodę na publiczne udostępnianie rozprawy dla wszystkich użytkowników Internetu, którzy mogą następnie ją cytować oraz robić kopie wyłącznie na własny użytek, bez zezwolenia na jej rozpowszechnianie.
• na podstawie zawartej z KUL umowy licencyjnej Creative Commons Uznanie autorstwa (CC-BY), co oznacza zgodę na publiczne udostępnianie rozprawy w Internecie wraz z zezwoleniem każdemu na jej rozpowszechnianie, kopiowanie, tworzenie opracowań w dowolnym celu, z zastrzeżeniem uznania autorstwa, tj. podawania informacji o autorze; w tym przypadku informacja o udzieleniu licencji CC-BY powinna również znaleźć się w treści samej rozprawy.