Wnioskowanie o mobilności w ramach sieci akademickich:

  1. Do wyjazdu kwalifikują się wszyscy studenci zapisani na uniwersytet w ramach CEEPUS, którzy ukończyli dwa semestry oraz personel dydaktyczny, badawczy i/lub artystyczny na danym wydziale uniwersytetu. Aby wziąć udział w programie należy być obywatelem państwa członkowskiego CEEPUS lub obywatelem innego kraju studiującym/pracującym w uniwersytecie CEEPUS, przy czym ci ostatni powinni się skontaktować z Krajowym Biurem CEEPUS w celu uzyskania dodatkowych informacji.
  2. Ważne daty CEEPUS III:
    15 Stycznia - termin składania projektów sieci akademickich.
    15 Czerwca - termin składania aplikacji mobilności akademickiej w ramach sieci akademickich na semestr zimowy.
    31 Października - termin składania aplikacji mobilności akademickiej w ramach sieci akademickich na semestr letni.
  3. Kategorie stypendiów na mobilność CEEPUS:
    a) studenci: stypendia na regularne zajęcia semestralne przyznawane są na okres minimum 3 miesięcy i maksimum 10 miesięcy;
    b) studenci krótkoterminowi: pobyty krótsze niż 3 miesiące są dozwolone tylko dla studentów pracujących nad pracami dyplomowymi lub rozprawami (studenci studiów magisterskich lub doktoranckich) oraz dla intensywnych krótkich programów (studenci studiów licencjackich);
    c) nauczyciele akademiccy: będą nauczycielem trzeba zawsze składać aplikacje tylko w tej kategorii, bez względu na to, jak długo ma trwać pobyt;
    d) kursy intensywne krótkoterminowe (od 2025/2026): pobyty na letnie lub zimowe szkoły, krótsze niż miesiąc, mogą być również organizowane dla studentów studiów licencjackich (po ukończeniu jednego semestru);
    e) wycieczki krótkoterminowe: tylko dla studentów, również studentów studiów licencjackich; minimalna długość 3 dni;
    f) krótkoterminowe dla personelu uniwersyteckiego (od 2025/2026): pracownicy uniwersytetu zaangażowani w sieci CEEPUS; 2 do 5 dni roboczych;
    g) krótkoterminowe spotkania sieciowe (od 2025/2026): Osoby kontaktowe z jednostek uczestniczących w sieci; 1 do 3 dni roboczych.
  4. Nauczyciel może ubiegać się o maksymalnie 10 pobytów stypendialnych w roku akademickim. W niektórych krajach CEEPUS mogą obowiązywać dodatkowe ograniczenia.
    Nauczyciel musi uczyć/nadzorować 6 godzin za każdy tydzień (5 dni roboczych) spędzony w kraju goszczącym. Należy wpisać we wniosku o mobilność dokładny tytuł i odpowiednie godziny, a jeśli to możliwe, również punkty ECTS za swoje działania dydaktyczne - przed otrzymaniem stypendium.
  5. Niektóre kraje członkowskie CEEPUS oferują stypendia na wymianę wirtualną i/lub hybrydową. Mogą obowiązywać ograniczenia. W tej chwili możliwa jest wirtualna wymiana na pobyty w Chorwacji, Czechach, na Węgrzech i w Polsce. W przypadku realizowania stażu w formule mieszanej (tzw. blended mobility), część stażu odbywana jest w formule wirtualnej, a część jako mobilność fizyczna.
  6. W przypadku stażu w formule mieszanej stypendium naliczane jest proporcjonalnie tzn. za okres mobilności fizycznej stawki przewidziane dla staży fizycznych, a za okres mobilności wirtualnej stawki przewidziana dla staży zdalnych.
  7. Stypendia mogą być przyznawane na okres realizacji wirtualnego stażu w Polsce, gdy stypendysta przebywa w kraju zamieszkania będącego zarazem sygnatariuszem Porozumienia CEEPUS III. Polskie Biuro CEEPUS zatwierdza i nadaje stypendia w ramach staży wirtualnych i mieszanych na wniosek uczelni przyjmującej w Polsce. Proces aplikacyjny dla mobilności wirtualnej jest taki sam jak dla dotychczasowych mobilności realizowanych w formie fizycznej. W przypadku staży wirtualnych wymagane jest jednak dodatkowo przesłanie zgody uczelni przyjmującej zawartej w ramach aplikacji i zatwierdzonego planu pracy w formule zdalnej.
  8. Aplikant zakłada swoje konto w serwisie CEEPUS na stronie: https://www.ceepus.info/login/login.aspx. Aplikacja powinna zostać wprowadzona do systemu CEEPUS III po zalogowaniu się na swoje konto. Każdy status i etap aplikacyjny monitorować można poprzez indywidulane konto w systemie.

 

Procedura kierowania stypendystów KUL na staże zagraniczne:

  1. Koordynator-Partner zatwierdza elektroniczną wersję aplikacji otrzymaną w systemie
    CEEPUS.
  2. Narodowe Biuro CEEPUS w Polsce (w skrócie: NCO-PL) przesyła potwierdzone aplikacje do odpowiedniego Narodowego Biura CEEPUS (NCO) w formie elektronicznej.
  3. Zagraniczne NCO przyznaje stypendium i wysyła wszelkie niezbędne informacje na
    wskazany w aplikacji adres. W przypadku odrzucenia aplikacji generowana jest
    informacja systemowa skierowana do zainteresowanego poprzez e-mail (jest także widoczna po zalogowaniu w systemie). W przypadku przyznania stypendium Kandydat  powinien otrzymać „Letter of Award”, dokumentację dotyczącą zakwaterowania i inne informacje o pobycie w kraju goszczącym.
  4. Po otrzymaniu informacji o nadaniu stypendium (e-mail systemowy) Kandydat  jest
    zobowiązany do zaakceptowania przyznanego stypendium w formie elektronicznej
    logując się na swoim koncie i akceptując nadane stypendium i warunki stypendialne
    („Obligations”). W przypadku braku akceptacji w systemie, nie będzie możliwości
    zakończenia procedury aplikacyjnej.
  5. Po odbytym stażu stypendysta przekazuje do kierującej go na stypendium jednostki
    (Koordynatora – Partnera – Działu Współpracy Międzynarodowej):
    - podpisany przez Koordynatora-Partnera zagranicznego „Letter of Confirmation” (druk z systemu w ramach konkretnej aplikacji);
    - kopię wypełnionego w systemie w ramach konkretnej aplikacji formularza „Mobility Report Student – Teacher” (w języku angielskim);
    - inne dokumenty wymagane przez uczelnię w ramach jej wewnętrznych przepisów.
  6. Stypendysta zobligowany jest do wprowadzenia skanów dokumentów „Letter of Confirmation” i „Mobility Report” w systemie do zrealizowanej aplikacji. NCO Polska przyjmuje jedynie kopie „Letter of Confirmation” i „Mobility Report” generowane z systemu z kodami QR.
  7. Uczelnia obciąża NAWA kosztami przejazdu do i z miejsca odbywania stażu, według
    zasad finansowych obowiązujących w programie CEEPUS na podstawie umowy
    zawartej pomiędzy NAWA a Uczelnią.

 

Procedura przyjmowania zagranicznych stypendystów:

  1. Zagraniczne NCO kieruje do Koordynatora-Partnera aplikacje kandydatów poprzez przesłanie elektronicznej wersji aplikacji oraz zatwierdzenie jej w systemie CEEPUS.
  2. Koordynator-Partner otrzymuje informację o nadesłaniu nowej aplikacji w systemie CEEPUS. Powiadomienie to jest kierowane bezpośrednio na adres e-mail podany w systemie przy zakładaniu konta.
  3. Koordynator-Partner na uczelni uzgadnia terminy przyjazdu cudzoziemca na uczelnię w porozumieniu z nim samym lub z jego uczelnianym Koordynatorem-Partnerem, ustala merytoryczne aspekty wizyty: plany zajęć, wykładów, zakwaterowanie, wypłatę stypendium itp. W przypadku mobilności wirtualnych i mieszanych Koordynator – Partner określa i zatwierdza plan nauki lub dydaktyki zdalnej dla danego stypendysty. Plan nauki lub dydaktyki zdalnej winien zostać przesłany do NCO –PL.
  4. Koordynator-Partner zatwierdza elektroniczną aplikację w systemie CEEPUS. Elektroniczne zatwierdzenie aplikacji stanowi podstawę do potwierdzenia przydzielenia cudzoziemcowi stypendium przez NCO-PL, a jednocześnie zabezpiecza sprawy związane z zakwaterowaniem i wypłaceniem stypendium na uczelni przyjmującej.
  5. Na podstawie elektronicznej akceptacji Kandydata autoryzowanej przez Koordynatora - Partnera w systemie CEEPUS oraz planu nauki lub pracy zdalnej w przypadku mobilności wirtualnych, NCO-PL CEEPUS przyznaje stypendium i powiadamia o tym Kandydata, przesyłając mu niezbędne dokumenty (na tej samej zasadzie jak zagraniczne NCO). Aplikacja zostaje zatwierdzona w systemie CEEPUS, a informacja o nadanym stypendium przesyłana jest automatycznie do zainteresowanych.
  6. Po zarejestrowaniu i nadaniu stypendium NCO-PL przesyła dokumentację nadania stypendium do Koordynatora - Partnera przyjmującego na uczelni.
  7. Po otrzymaniu informacji o nadaniu stypendium cudzoziemiec akceptuje elektronicznie stypendium i warunki („Obligations”) w systemie.
  8. Zgodnie z ustalonym terminem cudzoziemiec przyjeżdża na stypendium do Polski, zgłasza się do Koordynatora-Partnera lub innej osoby wskazanej przez niego tzw. „Host Unit Contact”. Dopuszcza się realizację mobilności wirtualnych na podstawie zatwierdzonych planów nauki lub dydaktyki wirtualnej. W przypadku realizowania nauki lub dydaktyki wyłącznie w formule zdalnej nie jest możliwe finansowanie stypendium w wysokości stawek przewidzianych dla mobilności fizycznej.
  9. Odpowiednia jednostka uczelni kwateruje cudzoziemca i wypłaca mu stypendium.
  10. Stypendysta realizuje uprzednio uzgodniony program w ramach sieci akademickiej lub indywidualnej aplikacji mobilności fizycznej, Freemover lub wirtualnej.
  11. Stypendysta, po zakończonym stażu, generuje u Koordynatora-Partnera „Letter of Confirmation” i wprowadza skan dokumentu do systemu. Kopia dokumentu pozostaje na uczelni przyjmującej.
  12. Stypendysta rozlicza się z wymaganych dokumentów ze swoim narodowym NCO (kopia „Letter of Confirmation” oraz „Teacher – Student Report”) z kodami „QR”.
  13. Po odbytym stypendium uczelnia obciąża NAWA kosztami wypłaconego stypendium na zasadach określonych w umowie zawartej pomiędzy NAWA a uczelnią.

 

Zasady refundacji kosztów wymiany stypendialnej:

  1. Stypendium wypłaca uczelnia goszcząca (każdy kraj ma własne stawki stypendialne!).
  2. Stypendia Programu CEEPUS są „całościowe”, to znaczy w kwocie stypendium zawierają się koszty utrzymania, zakwaterowania i ubezpieczenia w trakcie pobytu stypendysty w przypadku mobilności fizycznej lub koszty związane z realizacją mobilności wirtualnej.
  3. Stawki stypendialne reguluje aktualne Zarządzenie Dyrektora Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej ws. wysokości stypendiów przyznawanych cudzoziemcom będącym stypendystami strony polskiej opublikowane na stronie www.nawa.gov.pl.
  4. Refundacja stypendiów wypłacanych cudzoziemcom w ramach staży stacjonarnych może odbyć się wyłącznie przy zachowaniu minimów pobytowych, zawartych w warunkach stypendialnych CEEPUS III („Obligations”) oraz CEEPUS Work Program (Action 1-3):

    a) studenci (I, II-stopień) oraz doktoranci (III-stopień):

    - stypendium jeden miesiąc - minimum 21 dni,
    - stypendium dwa miesiące i więcej - minimum 15 dni z ostatniego miesiąca pobytu;

    b) nauczyciele akademiccy -minimum 5 dni roboczych i 6 godzin dydaktycznych do zatwierdzenia jednego, pełnego miesiąca stypendialnego (kalkulowane jako przyjazd- tydzień roboczy- wyjazd tj. 1+5+1 dzień);

    c) stażyści w ramach zatwierdzonych szkół letnich i intensywnych kursów - minimum 6 dni roboczych (kalkulowane jako przyjazd- 6 dni roboczych- wyjazd tj. 1+6+1 dzień);

    d) nauczyciele akademiccy w ramach staży wirtualnych i hybrydowych - minimum 6 godzin dydaktycznych i 5 dni roboczych pracy naukowej do zatwierdzenia jednego, pełnego miesiąca stypendialnego potwierdzonego przez uczelnię przyjmującą w dokumentacji „Letter of Confirmation” i „Mobility Report”;

    e) studenci, stażyści w ramach zatwierdzonych staży wirtualnych i mieszanych pod warunkiem udokumentowania zamierzonych efektów pracy i zatwierdzenia ich efektów przez uczelnię przyjmującą w dokumentacji „Letter of Confirmation” i „Mobility Report”.

  5. Uczelnia pokrywa koszty przejazdu stypendystów na stypendium poza granicami kraju (najtańszym środkiem transportu - II kl. kolej, autobus). Zatwierdzenie przejazdu oraz jego realizacja w przypadku otrzymania stypendium CEEPUS III procedowane jest na podstawie wewnętrznych regulacji uczelni delegującej. Przejazd innymi środkami transportu (np. auto prywatne, samolot, przejazd grupowy busem) wymaga wcześniejszej pisemnej zgody NCO-PL. Zgody na zmianę środka transportu udziela się przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty zatwierdzonego przez uczelnię delegującą z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie.
  6. Refundacja stypendiów wypłacanych cudzoziemcom w ramach mobilności wirtualnych i mieszanych może odbyć się wyłącznie przy zachowaniu minimów opisanych w pkt. 4 traktowanych jako minima naukowe - dydaktyczne z zatwierdzonym planem nauki lub dydaktyki wirtualnej. Plan nauki lub dydaktyki wirtualnej zawarty w aplikacji i dokumentacji, zatwierdzany jest na wniosek uczelni przyjmującej przez NCO-PL w chwili nadania stypendium. Zamierzone efekty pracy wirtualnej ujęte muszą być i zatwierdzone przez uczelnię przyjmującą w dokumentacji „Letter of Confirmation” i „Mobility Report” stanowiącą podstawę do refundacji.
  7. Koszty stypendium zarówno w przypadku cudzoziemców, jak i podróży na stypendium obywateli RP podlegają refundacji przez NAWA (lub inną instytucję w przypadku uczelni nie podlegających MEiN). NAWA pokrywa jedynie koszty transportu potwierdzone dokumentacją rozliczającą zgromadzoną przez uczelnię.

 

Informacje dla Koordynatora-Partnera:

  1. Koordynator-Partner wystawia i nadzoruje obieg dokumentów oraz nadzoruje przebieg spraw organizacyjnych związanych z odbywaniem staży zarówno w kraju, jak i za granicą.
  2. Po zakończeniu roku akademickiego wypełnia w systemie Network Report w terminie do dnia 31 grudnia zgodnie z wytycznymi Centralnego Biura CEEPUS.
  3. W przypadku wyjazdów i przyjazdów studentów preferowane winny być pobyty semestralne (zgodnie z decyzją Joint Committee of Ministers Prague 1999), w przypadku pobytów krótszych aplikacja winna (w pkt.4) zawierać wyjaśnienie.
  4. Koordynatorzy-Partnerzy zobowiązani są do przestrzegania zasad Programu CEEPUS m.in. w kwestii czasu i ilości pobytów w danym kraju:
    1) studenci i/lub studenci studiów doktoranckich (z limitu „Student”) 10 miesięcy w jednym w roku akademickim z zastrzeżeniem minimum 3-miesięcznego pobytu w przypadku studentów (undergraduates) i jednomiesięcznego dla dyplomantów;
    2) pracownicy naukowi (z limitu „Teacher”) pobyty wielokrotne w przypadku wyższej konieczności (cel programu), nie przekraczające jednak 10 osobomiesięcy w skali roku, minimalny okres pobytu -tydzień wraz z 6 godzinami wykładowymi;
    3) wszelkie zmiany dotyczące stypendystów (rezygnacje, zamiany osób itp.) winny odbywać się za zgodą NCO-PL;
    4) Koordynator-Partner zobowiązany jest do dnia 15 grudnia przesłać na adres NCO-PL pisemną informację o planowanym wykorzystaniu (lub zwolnieniu) kwoty osobomiesięcy stypendialnych przydzielonych na przyjęcia stypendystów;
    5) W przypadku nieustosunkowania się do powyższego obowiązku, wolna kwota przechodzi do bezpośredniej dyspozycji NCO-PL.

 

Więcej na temat zasad realizacji programu: Zasady-realizacji-CEEPUS-NAWA.