Standardowa faktura

Według nowej procedury standardowa faktura nie wymaga opisywania dotychczasową formułą: „Potwierdzam wykonanie pracy (usługi/zakupu)…”. Innymi słowy, do rozliczenia faktury nie jest potrzebne podanie rodzaju kosztu ani kodu centrum budżetowego, nie jest również konieczny odręczny podpis dysponenta środków. Akceptacja faktury pod względem merytorycznym odbywa się za pośrednictwem platformy e-kul (Menu –> Decyzje). Po tym, jak DKPN wprowadzi fakturę do systemu, pojawi się ona w zakładce „Decyzje”. Zatwierdzenie faktury na e-kul jest równoważne podpisowi poświadczającemu poprawność faktury pod względem merytorycznym.

Wszelkie dodatkowe informacje (np. przy zakupie literatury jest to informacja o wprowadzeniu zakupionych pozycji do księgozbioru wraz z nadanym numerem i podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgozbioru) powinny być dołączone do faktury w postaci a) odręcznego wpisu bezpośrednio na fakturze albo b) wydruku maila od osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgozbioru.

Faktura pro forma

Procedura rozliczenia pozostaje bez zmian. Fakturę należy najpierw opisać według poniższej formuły:

Potwierdzam wykonanie pracy (zakupu/usługi):

Szczegółowy opis zakupu: (np. książki drukowane)

Kod rodzaju kosztu: (można wyszukać na e-kul: Moje WEB S4A –> Informator –> Słownik SWiF)

Na potrzeby centrum budżetowego: (zazwyczaj „Grant D. …..”)

Kod centrum budżetowego: (można wyszukać na e-kul: Moje WEB S4A –> Informator –> Słownik SWiF; przy okienku wyszukiwania należy zmienić opcję „Rodzaje kosztów” na „Centra budżetowe” i wyszukać wg tytułu grantu).

Wartość: (wartość brutto dokumentu w złotówkach albo w walucie – nie należy przeliczać kwotę na złotówki z faktur zagranicznych)

Sprawdzono pod względem merytorycznym

(data, czytelny podpis dysponenta środków)

Fakturę pro forma również należy zatwierdzić na e-kulu po tym, jak DKPN wprowadzi ją do systemu.

Zarówno zwykłą fakturę, jak i opisaną fakturę pro forma trzeba dostarczyć do Sekretariatu IJ (CN-011). Sekretarz ds. procesu naukowego potwierdza zgodność wydatku z zatwierdzonym kosztorysem projektu, po czym faktura zostaje przekazana do DKPN.