Obszar Finanse

Pod tym hasłem w S4A znajdują się podsystemy do obsługi:

 

Zaawansowany system wewnętrznej informacji finansowej

Controlling jako proces sterowania zorientowany na wynik przedsiębiorstwa, w tym przypadku Uczelni, realizowany poprzez planowanie, kontrolę i sprawozdawczość, daje możliwości przygotowania różnorodnych analiz danych finansowych. W systemie S4A tworzenie raportów umożliwia w dużej mierze funkcjonowanie Słownika Wewnętrznej Informacji Finansowej. Raporty  są tworzone właśnie  na podstawie wskazań gałęzi SWIF, ale także w oparciu na wskazania kont księgowych i pozycji budżetowych .Ponadto w raportach możemy definiować wzory, operujące na poszczególnych jego elementach . Zestawienia są tworzone w danym kontekście czasowym. Użytkownicy zgłaszają potrzebę stworzenia raportu, specyfikują jakie dane mają się znaleźć na zestawieniu , natomiast osoby uprawnione tworzą raport. Bardziej zaawansowane raporty ( np. raporty księgowe, zawierające dużą ilość danych) są wykonywane w dłuższym czasie (tj. w ciągu nocy, kiedy baza jest odciążona od pracy pracowników).

Budżetowanie

Budżetowanie w systemie S4A opiera się na zdefiniowanym Słowniku Wewnętrznej Informacji Finansowej (SWIF),  który składa się z 4 gałęzi odpowiedzialnych za:

  • centra kosztów
  • rodzaje kosztów
  • przychody
  • cechy dowolne.

Budżety tworzymy w ramach konkretnego podsystemu. Podstawową komórką jest pakiet budżetowy z pozycjami budżetowymi. Na pozycję budżetową składa się nierozerwalna para: centrum kosztowego oraz rodzaju kosztu, z przypisanymi kwotami - planowaną i przyznaną w obrębie wskazanego, wcześniej zdefiniowanego okresu rozliczeniowego (rok akademicki, rok kalendarzowy lub inny, dowolnie zdefiniowany okres).

System umożliwia także łączenie wybranego rodzaju kosztu z planowanymi pozycjami budżetowymi, tzn. pozycjami, które mają się pojawić się w Słowniku Wewnętrznej Informacji Finansowej.

 

Słownik Wewnętrznej Informacji Finansowej (SWIF)

  • umożliwia tworzenie strategii rozwoju Uczelni poprzez koncepcje źródeł finansowania
  • daje możliwośc stworzenia koncepcji organizacji gospodarki finansowej Uczelni poprzez analizę wymogów prawnych dotyczących rozliczeń finansowych wg źródeł ich pochodzenia
  • organizuje życie finansowe i rachunkowe Uczelni (każda pozycja z 4 gałęzi słownika wskazuje na jedno lub kilka kont księgowych ) wymusza standardy obiegu dokumentów finansowych, określenia procesów i osób odpowiedzialnych za nie

Funkcjonalność systemu raportowania SWIF:

  • rozbudowany system wydawnictw umożliwia tworzenie zestawień kosztochłonności centrów,zestawień przychodowości , mierników oceny działalności oraz zestawienia finansowania Uczelni ze środków zewnętrznych
  • możliwość tworzenia tzw. raportów na zamówienie - każda jednostka Uczelni, może zlecić do wykonania raport kosztów i przychodów, opierając się m.in. na parametrach czerpiących dane ze SWIF, kont księgowych, bądź  budżetu we wskazanym zakresie czasowym

 

Funkcjonalność budżetowania:

  • możliwość definiowania budżetu w wybranym okresie rozliczeniowym
  • tworzenie ankiet preliminarza budżetowego  w zależności od  złożoności potrzeb, uwzględniających zarówno pozycje budżetowe, które istnieją w SWIF, jak i te, które mają się dopiero pojawić w Słowniku, a są tylko pozycjami planowanymi
  • kontrola stopnia wykonania budżetu
  • możliwość kopiowania budżetu na lata następne

 

Funkcjonalność rejestru umów z kontrahentami:

  • kontrola realizacji umów poprzez połączenie z podsystemami dokumentów zakupu i sprzedaży
  • wykorzystanie w podsystemie grantów i projektów poprzez powiązanie pozycji projektu z zarejestrowaną w rejestrze  umowę
  • szybki dostęp do zarejestrowanych umów poprzez zaawansowane wyszukiwanie

 

Funkcjonalność podsystemu sprzedaży:

  • ewidencja róznych typów dokumentów sprzedaży wystawianych przez różne centra w jednym podsystemie
  • ujednolicenie sposobu opisu wystawianych dokumentów - każdy dokument jest opisany tymi samymi parametrami oraz słownikiem SWIF
  • możliwość automatycznego księgowania wystawianych dokumentów
  • dane wprowadzane do podsystemu są zaciągane do rejestrów VAT
  • szybkie wyszukiwanie wystawionych dokumentów poprzez zaawansowaną wyszukiwarkę

 

Funkcjonalność rejestru dokumentów zakupu:

  • ewidencjonuje dokumenty zakupu realizowane przez rożne działy Uczelni w jednym podsystemie
  • kopiowanie dokumentów, jego danych , składników, w celu usprawnienia procesu rejestracji
  • umożliwia przekazywanie zarejestrowanych  dokumentów pomiędzy działami
  • tworzenie na podstawie dokumentów zakupu wewnętrznych dokumentów Uczelni typu faktura WNT czy faktura IU
  • automatyczne księgowania z bezpośrednim podglądem na dekrety księgowanych pozycji
  • dane wprowadzane do podsystemu są zaciągane do rejestrów VAT
  • rozbudowany system raportowania w uwzględnieniu na typy dokumentów, działy, centra budżetowe a nawet rodzaje kosztów w różnych przedziałach czasowych, bądź kontekstach dat (data wystawienia, sprzedaży, otrzymania)

Ewidencja  rachunków do umów cywilno - prawnych:

  • kartoteka, która zbiera i porządkuje umowy cywilno-prawne wystawione przez Uczelnie
  • możliwość filtrowania danych po podsystemie w którym rachunek został wystawiony, po jednostce odpowiedzialnej za wystawienie rachunku, bądź po typie umowy cywilno-prawnej

Funkcjonalność ewidencji wyciągów bankowych:

  • automatyczne zaciąganie danych z banków do systemu S4A
  • umożliwia bieżącą kontrolę wpływów bankowych 
  • współpracuje z podsystemem płatności studenckich poprzez powiązanie danego studenta z zapłatą wygenerowanego przez dziekanat zlecenia płatności
  • umożliwia rekonsyliacje i derekonsyliacje wyciągów bankowych
  • system raportowania generuje zlecenia wpłat nienależnych, wpłat studenckich w rozbiciu na kierunki i tytuły zobowiązania oraz podsumowań
  • szybkie wyszukiwanie danej płatności

Funkcjonalność kas:

  • możliwość obsługi wielu kas ze zróżnicowanym poziomem uprawnień
  • obsługa wszystkich operacji kasowych w jednym module
  • możliwość prowadzenia kasy w wybranej walucie
  • możliwość przewalutowania wybranej operacji, bądź kasy w dowolnie wybranej walucie wg kursu na dzień przewalutowania
  • wydruk dokumentów kasowych KW, KP, rozliczeń, delegacji, asygnat oraz raportów kasowych

Funkcjonalność ewidencji wpływów społecznych:

  • ewidencja parafii i instytucji społecznych
  • możliwość generowania druków przelewów dla parafii i instytucji społecznych
  • bieżąca kontrola finansowa poprzez różnego typu zestawienia wpływów zarówno od instytucji jak i  parafii
  • tworzenie etykiet adresowych parafii i instytucji.

>> do góry

 

Autor: Justyna Cichulska
Ostatnia aktualizacja: 26.02.2010, godz. 08:34 - Krystyna Szawłowska