Obszar studencki

 

Pod tym hasłem w S4A znajdują się podsystemy do obsługi:

 

Na początku jak wiadomo było słowo. W przypadku spraw studenckich nie jest inaczej, słowo przyjmuje postać uchwały rekrutacyjnej określającej warunki przyjęć kandydatów na studia. Warunki te zamieniane są na zestaw parametrów opisujących nabór na dany kierunek. Taka paczka informacji stanowi fundament na którym opiera się działanie internetowego systemu e-Rekrut oraz modułu rekrutacyjnego w S4A. Kandydaci rejestrują się w Internecie, uzupełniają wymagane dla danego kierunku informacje, po zarejestrowaniu wpływu opłaty rekrutacyjnej ich dane transferowane są do S4A.

Podsystem do obsługi rekrutacji w S4A umożliwia oparcie się wyłącznie na wynikach z egzaminu maturalnego, ale umożliwia też obsługę kandydatów ze starą maturą, gdzie podstawą do oceny i przyjęcia kandydatów jest wynik dowolnej procedury kwalifikacyjnej. Uwzględniając preferencje kandydatów, aplikujących na wiele kierunków system sporządza automatycznie listy przyjętych i nieprzyjętych, prowadzi korespondencję z kandydatem, obsługuje odwołania. W ostatnim kroku nadaje numery albumu i wprowadza studentów na właściwy etap studiów. Najczęściej na pierwszy semestr...

 

Elektroniczna immatrykulacja następuje wcześniej niż w prawdziwym życiu studenta. Pozwala to m.in. przygotować elektroniczne legitymacje studenckie. Od tego momentu zaczyna się normalny cykl życia studenta w administracji Uczelni. Zaświadczenia, zapisywanie na zajęcia, wnioski stypendialne, opłaty, karty zaliczeniowo-egzaminacyjne, oceny, zaliczenia, zaliczanie etapów studiów (lat, semestrów, czy trymestrów), przedłużanie legitymacji... I tak do szczęśliwego (lub nie) końca kiedy to student zostaje absolwentem lub (ta druga opcja) zostaje skreślony. We wszystkim tym administracji uczelni sekunduje S4A.

 

Dane gromadzone w indeksie, oparte o złożony system opisu programu studiów i kierunku stanowią podstawę do budowy suplementu do dyplomu, który drukuje się niejako przy okazji. Wpis do ewidencji studentów staje się podstawą uprawniającą studenta do założenia konta na e-KUL, gdzie między innymi może zajrzeć do swojego indeksu elektronicznego.

 

Pracownicy dziekanatu widzą dane studentów w ramach swoich wydziałów, ale jeśli student się przenosi lub studiuje dwa kierunki jego dane po prostu są do dyspozycji. Nie inaczej jest we wszystkich innych agendach Uczelni, o ile tylko istnieje uzasadnienie dostępu do danych.

 

 


System ewidencji kandydatów

  • dane wpisane przez kandydata w serwisie rekrutacyjnym importowane do podsystemu rekrutacyjnego w S4
  • moduły do obsługi indywidualnej i grupowej kandydatów
  • ewidencja informacji o danych osobowych kandydata, wykształceniu, niepełnosprawnościach; aktualny status kandydata w procesie rekrutacyjnym
  • ewidencja kandydatów na poszczególne kierunki studiów
  • rekrutacja kandydatów na studia z wykorzystaniem systemu priorytetów
  • procedury rejestracji, relokacji, automatycznej kwalifikacji kandydatów w oparciu o wprowadzone kryteria przyjęcia (wyniki egzaminu maturalnego, wyniki egzaminów czy rozmowy kwalifikacyjnej)
  • obsługa procedur odwoławczych wraz z generowaniem stosownej korespondencji
  • immatrykulacja i transfer kandydatów do podsystemu studenckiego
  • tworzenie grup lektoratowych w oparciu o deklaracje kandydatów i wyniki testów językowych przeprowadzanych online w serwisie rekrutacyjnym

 


System obsługi studenta

  • przetwarzanie i aktualizowanie danych osobowych studentów studiów I, II i III stopnia oraz uczestników studiów podyplomowych i kursów
  • drukowanie dokumentów (elektroniczna legitymacja studencka, świadectwa i odpisy dyplomów, suplement) oraz elektroniczne potwierdzenie ich wydania studentowi czy absolwentowi
  • dane zapisane w systemie umożliwiają generowanie decyzji administracyjnych, korespondencji seryjnej oraz wydruk różnego typu zaświadczeń (ogólne, do banku, do WKU, itp.)
  • adnotacje o członkostwie w organizacjach studenckich
  • prowadzenie elektronicznego indeksu:
    • podstawą tworzenia indeksu studenta są przedmioty umieszczone w programie studiów danego kierunku oraz powierzone konkretnemu pracownikowi
    • indeks tworzony jest dla kolejnych etapów studiów (moduł obsługuje różne etapy: semestry, trymestry, edycje kursów, lata)
    • indeks składa się z przedmiotów obowiązkowych i fakultatywnych (zajęcia do wyboru, zajęcia prowadzone w grupach oraz zajęcia przypisane do wybranej specjalizacji)
    • tworzenie elektronicznego indeksu dokonuje się przez grupowe wprowadzenie do indeksów studentów danego kierunku zajęć obowiązkowych oraz elektroniczne zapisy na zajęcia wybieralne
    • możliwośc wpisania do indeksu przedmiotów zrealizowanych w innej uczelni
    • oceny w elektronicznym indeksie mogą być uzupełnione automatycznie na podstawie danych z elektronicznych protokołów wypełnionych przez prowadzących zajęcia na e-KUL lub wprowadzone przez pracownika dziekanatu
    • średnia ocen liczona dla dowolnie wybranej liczby etapów oraz dla całych studiów
    • dane zgromadzone w elektronicznym indeksie pozwalają na drukowanie kart egzaminacyjno-zaliczeniowych, wypisów, suplementu oraz statystyk i zestawień
  • zawiera informacje o pracy dyplomowej (propozycja i zatwierdzenie tematu, promotor, recenzenci - ich recenzje i ocena pracy, ocena promotora oraz informacje o egzaminie dyplomowym z możliwością wydrukowania protokołu)
  • prezentuje informacje o wynikach końcowych studiów oraz ocenie na dyplomie


Ewidencja absolwentów

  • ewidencja absolwentów wszystkich kierunków; przechowuje dane dotyczące całego toku studiów absolwenta
  • pozwala na określony dostęp do odczytu i modyfikacji informacji dla Archiwum Uniwersyteckiego oraz agendy odpowiedzialnej za kontakt z absolwentami
  • zawiera moduły do obsługi indywidualnej i grupowej absolwentów
  • umożliwia dokumentowanie kontaktów uczelni i absolwenta (członkostwo w Stowarzyszeniu Absolwentów, udział w imprezach, kontakty telefoniczne, wysyłka dokumentów)
  • obejmuje kreator korespondencji seryjnej do grupy absolwentów


Ewidencja studentów skreślonych

  • ewidencja danych wszystkich osób, które nie ukończyły studiów i zostły skreślone z listy studentów danego kierunku
  • podczas procedury skreślania studenta z listy system umożliwia przygotowanie i wydruk stosownych decyzji - ze wskazaniem przyczyny skreślenia
  • w systemie zostają zachowane wszystkie informacje o studiach osoby na danym kierunku, co umożliwia elektroniczną reaktywację na kolejną edycję studiów, a następnie utworzenie spójnego indeksu


Tok studiów studenta

  • system S4A zawiera informacje o wszystkich kierunkach, stopniach i typach studiów prowadzonych w uczelni
  • obsługuje różne tryby studiowania: IOS, ITS, wpis warunkowy na semestr, powtarzanie przedmiotu czy etapu studiów
  • rejestruje wszystkie specjalizacje i specjalności oferowane na poszczególnych kierunkach oraz realizowane przez studenta  w czasie studiów
  • obsługa różnych zdarzeń takich jak: urlopy, pobyt na stypendiach i uczestniczenie w wymianach międzyuczelnianych
  • weryfikacja realizacji warunków koniecznych do zaliczenia etapu i ukończenia studiów
  • prowadzenie dokumentacji studiów zgodnej z wymaganiami MNiSW (album studenta, dziennik studenta, rejestry wydanych dokumentów, księga dyplomów)
  • rozbudowany system raportowania - statystyki i zestawienia pomocne w obsłudze studenta oraz zarządzaniu uczelnią

 


Obsługa płatności studenckich

  • wszystkie płatności studenckie wraz z obsługą rat i zwolnień z opłat
  • określenie przez Dziekanat zobowiązań finansowych dla każdego etapu studiów i wydanie ich studentom
  • dedykowane procedury przypisania zobowiązań studentom całego kierunku (operacje grupowe) oraz  poszczególnym osobom
  • współpraca z bankiem umożliwia automatyczne przypisywanie wpłat do poszczególnych osób
  • wystawianie w Dziekanacie faktur za wniesione opłaty studenckie
  • kontrola terminów wpłat z informacją o zaległościach finansowych oraz możliwością wydrukowania zawiadomień dla studenta

 


System stypendialny

  • bezpośrednia wymiana informacji pomiędzy dziekanatem i działem obsługującym sprawy stypendialne
  • obsługa wszystkich typów stypendiów
  • wyniki w nauce, zapisane w indeksie studenta, są podstawą do automatycznego przyznawania stypendiów naukowych. Bieżący status studenta wpływa na zawartość listy wypłat. Przelewy generowane są automatycznie.
  • stypendia przyznawane na wniosek studenta (m.in. stypendia socjalne) generowane są przez system po zarejestrowaniu wniosku w bazie i wprowadzeniu warunków wynikających z Regulaminu przyznawania pomocy materialnej (wymagane zaświadczenia, akty USC itd.) oraz wysokości otrzymanej przez Uczelnię dotacji na cele stypendialne.
  • na każdym etapie system stypendialny umożliwia generowanie odpowiednich raportów - zestawień i list oraz tworzenie korespondencji seryjnej (wysyłka decyzji).

 

>> do góry

 

Autor: Monika Lechniak
Ostatnia aktualizacja: 08.10.2009, godz. 09:13 - Monika Lechniak