1.Jednostka organizująca konferencję w terminie nie wcześniej niz trzy miesiące przed datą ropoczęcia konferencji winna złożyć do Kwestury preliminarz (kosztorys) konferencji zatwierdzony przez władze Wydziału (wraz z potwierdzeniem uzyskania środków finansowych zarówno ze środków Wydziału jak i z funduszu badań).
2. Planowane w preliminarzu konferencji wpływy powinny pokryć koszty jej organizacji. W przypadku kiedy jednostka korzysta z dofinansowania, darowizny finansowej lub dotacji, do preliminarza należy dołączyć dokumenty potwierdzające przyznane środki.
3. W przypadku otrzymania środków finansowych od innych jednostek w ramach reklamy i współorganizacji konferencji, zawierane umowy winny określać sposób rozliczania środków. Podkreśla się, że usługi związane z reklamą, współorganizacją podlegają opodatkowaniu VAT w wysokości 23%. Do dyspozycji organizatorów pozostaje kwota netto(bez VAT).
4. Organizatorzy konferencji powinni wyznaczyć termin dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencjach co najmniej miesiąc przed planowanym terminem konferencji.
5. Opłaty za uczestnictwo w konferencji winny być uiszczane przelewem bankowym na konto:
Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II
Bank PeKaO SA III O/Lublin
59124023821111000039262147
z dopiskiem: Hasło konferencji, imię i nazwisko uczestnika konferencji
Na wpłaty dokonane przelewem na konto Uniwersytetu, Dział Administracji Obiektami KUL wystawia po otrzymaniu wpłaty, fakturę VAT i wysyła ją do wpłacającego. Fakturę można wystawić wyłącznie na wpłacającego.
6. Wpłaty uczestników konferencji podlegają opodatkowaniu VAT w wysokości 23%. Do dyspozycji organizatorów pozostaje kwotta netto (bez VAT)
7. Przed wyznaczonym terminem płatności z tytułu uczestnictwa w konferencji, do Działu Administracji Obiektami KUL należy dostarczyć: wypełnione przez uczestników karty zgłoszenia wraz z oświadczeniem jednostek płacących za udział w konferencji.
7. W przypadku gdy uczestnik konferencji, współorganizator, firma reklamująca się, wynajmująca stoiska itp. nie dokonali wpłaty na konto KUL, organizatorzy konferencji powinni najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji zgłosić pisemnie do pok. GG 105 na kogo, na jaką kwotę i za co należy wystawić faktury obciążeniowe.
8.Organizator pokrywa wszelkie koszty związane z konferencją (w tym opłaty administracyjne do których należą min opłaty pocztowe oraz koszty materiałów do sporządzenia faktury.
9. Bliższych informacji w omawianej wyżej sprawie można uzyskać telefonicznie w Dziale Administracji Obiektami KUL, pod numerem tel. (081)445-41-50 lub 445-41-03.
