Do zadań Sekcji ds. Zarządzania Infrastrukturą Lokalową należy m.in.:

• monitorowanie wykorzystania infrastruktury lokalowej i podejmowanie działań w celu zapewniania infrastruktury lokalowej adekwatnej do potrzeb poszczególnych wydziałów i innych jednostek organizacyjnych,
• koordynowanie systemu przydziału pomieszczeń poszczególnym jednostkom organizacyjnym Uniwersytetu oraz monitorowanie ich działań w zakresie wykorzystania pomieszczeń,
• opiniowanie wniosków o przydział pomieszczenia oraz przygotowywanie projektów decyzji dla Prorektora ds. studenckich i Dyrektora Administracyjnego w zakresie zarządzania infrastrukturą lokalową,
• informowanie władz Uniwersytetu o stanie i wykorzystaniu infrastruktury lokalowej Uniwersytetu, w tym cykliczne opracowywanie raportów oraz monitorowanie wdrożenia rekomendacji wynikających z analizy wykorzystania infrastruktury,
• planowanie działań logistycznych związanych z przemieszczeniem jednostek organizacyjnych, w szczególności wskutek zmian organizacyjnych, prowadzonych inwestycji i remontów
• monitorowanie aktualizacji systemu informatycznego stosowanego na KUL w zakresie przydziału pomieszczeń oraz charakterystyki pomieszczeń,
• współpraca w zakresie opracowywania oferty dotyczącej komercjalizacji posiadanych zasobów lokalowych, prowadzenie działań promocyjnych w zakresie najmu i sprzedaży lokali oraz pozyskiwanie kontrahentów zewnętrznych;
• współpraca z organizatorami konferencji wewnątrzuniwersyteckich w zakresie: rezerwacji pomieszczeń, przyjmowania formularzy zgłoszeniowych konferencji, rozliczania kosztów udziału uczestników w konferencjach oraz zawierania umów cywilnoprawnych związanych z obsługą konferencji.

SZCZEGÓŁOWE ZADANIA KIEROWNIKA SEKCJI:

• Projektowanie narzędzi informatycznych wspierających proces rezerwacji sal dydaktycznych we współpracy z Działem Teleinformatycznym oraz użytkownikami systemu komputerowego w celu wypracowywania optymalnego modelu rezerwacji sal w bazie S4A w oparciu o ustalone kryteria.

• Monitoring wykorzystania sal dydaktycznych, naukowo-dydaktycznych i administracyjnych.

• Monitorowanie działań innych jednostek w zakresie wykorzystania sal oraz przygotowywanie wytycznych w zakresie optymalizacji wykorzystania posiadanych pomieszczeń.

• Monitorowanie poprawności pod względem aktualizacji danych w bazie S4A w zakresie przydziału pomieszczeń oraz charakterystyki sal.

• Przygotowywanie projektów decyzji w zakresie pomieszczeń dydaktycznych i naukowo-dydaktycznych.

• Opiniowanie wniosków o przydział, zmianę sposobu użytkowania pomieszczenia.

• Opracowanie na podstawie zestawionych danych docelowych wskaźników wykorzystania infrastruktury lokalowej.

• Koordynowanie przydziału pomieszczeń poszczególnym jednostkom Uniwersytetu.

• Inicjowanie kontaktu z administracją wydziałową celem ciągłej weryfikacji informacji o sposobach wykorzystania pomieszczeń.

• Cykliczne opracowywanie raportów w zakresie przydziału i wykorzystaniu pomieszczeń.

• Nadzór nad opracowaniem danych w postaci dokumentów elektronicznych w zakresie monitoringu przypisania oraz wykorzystania infrastruktury lokalowej KUL.

• Nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń elektronicznych w zakresie rezerwacji sal wykorzystywanych na organizację wydarzeń akcydentalnych, których organizatorem lub współorganizatorem jest KUL lub ich najem, każdorazowo ewidencjonowanych w systemie rezerwacji sal S4A.

• Nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń elektronicznych od organizatorów lub współorganizatorów na konferencje oraz odpowiednich formularzy zgłoszeniowych konferencji.

• Nadzór nad rozliczaniem udziału uczestników w konferencjach.